Menu Zamknij

Dlaczego Praca Zdalna Powinna Być Standardem

Pracu, pracu…

Czas czytania: 8 min

Sytuacja, jaka jest, każdy widzi. Na naszych oczach odbywa się jeden z największych eksperymentów w historii dotyczący sposobu dostarczania efektów swojej pracy. Nie tylko w IT. Z oczywistych względów zajmę się jednak Naszym „poletkiem”.

Postanowiłem poszaleć i złamać żelazną zasadę pisania. Od razu zacznę od wniosków (o szalony!). Urodziły się w moim przenikliwym umyśle przez te „zdalne dni” takie oto myśli:

  • świat IT już od dawna był gotowy technologicznie, mentalnie i procesowo na pracę zdalną,
  • przy odpowiednim ułożeniu procesów i spełnieniu kilku kryteriów, praca zdalna może być bardziej efektywna niż standardowa praca w biurze,
  • praca zdalna opłaca się zarówno pracodawcom, jak i pracownikom,
  • wielu pracodawców nie będzie wracała do wcześniejszego systemu pracy (nie mam na myśli rewolucji, a raczej spodziewam się ewolucji).

Teraz większość ludzi w IT, którym udało się zachować pracę, pracuje zdalnie. Pierwsze tygodnie dla siedzących (wcześniej) wyłącznie w biurze były na pewno niekomfortowe, ale już na tym etapie z pewnością większość opracowała swój sposób na produktywność w warunkach, w jakich teraz pracuje.

Jak już mamy za sobą tę odkrywczą myśl, to płynnie przejdźmy do eksperymentu dotyczącego pracy zdalnej przyprowadzonego w 2013 roku.

Czy praca zdalna ma sens? Eksperyment.

Pomysłodawcą eksperymentu był profesor ekonomii Nicholas Bloom z uniwersytetu Stanford. Wraz z firmą CTrip (w tamtych czasach największe, chińskie biuro podróży zatrudniające 16000 pracowników) chcieli zbadać, jak praca zdalna wpływa na efektywność pracowników.

Eksperyment trwał 9 miesięcy. Uczestnikami byli głównie młodzi ludzie pracujący w call center. Wybór nie był przypadkowy. Uznano, że najmniej doświadczeni pracownicy będą szczególnie podatni na spadek efektywności spowodowany brakiem przełożonego.

Firma miała do rozwiązania dwa problemy. Pierwszym były rosnące ceny posiadanej powierzchni biurowej w centrum Szanghaju. Drugim była duża ilość pracowników, którzy zwalniali się z powodu trudności komunikacyjnych związanych z codzienną podróżą z i do pracy. Czy nie brzmi to znajomo? Wiele firm i pracowników w dużych miastach doświadcza dokładnie tego samego.

Eksperyment dotyczący pracy zdalnej

Co powstrzymywało firmę od natychmiastowej zmiany? Obawiali się tego, czego obawia się każdy pracodawca. Zamykając oczy, widzieli swoich pracowników w pidżamach, częściej zaglądających do lodówki i telewizora niż na ekrany swoich laptopów.

Z jednej strony można by się zapytać: gdzie zaufanie? Pamiętajmy jednak, że bywają to uzasadnione obawy. Z ręką na sercu, pomyśl, co robisz, aby zasłużyć sobie na zaufanie swojego pracodawcy? Czy, aby na pewno nie ma najmniejszych wątpliwości, nad czym pracujesz i jakie są efekty?

Wnioski z eksperymentu

Jeden z wniosków był łatwy do przewidzenia. Firma zaoszczędziła 1900 dolarów na przestrzeni 9 miesięcy na pracowniku pod względem wykorzystania przestrzeni biurowej.

Dużo ciekawsze były oczywiście inne wnioski:

  • Praca zdalna doprowadziła do wzrostu wydajności o 13,5%
    • 9% przypisywane większej ilość minut pracy na zmianę (mniej przerw i zwolnień lekarskich),
    • 4,5% przypisywane większej ilość połączeń na minutę (przypisywanych spokojniejszemu środowisku pracy).
  • Pracownicy pracujący z domu zgłaszali większą satysfakcję z pracy.
  • Wśród biorących udział w eksperymencie procent rezygnujących z pracy spadł o 50%.
  • Część pracowników czuła „dużą izolację”.
  • Część pracowników czuła „za małą izolację” (pracownicy mieszkający z rodzicami byli gotowi do powrotu do domu już po kilku dniach)

Ze względu na sukces eksperymentu, CTrip wprowadził opcję pracy z domu dla całej firmy i pozwolił eksperymentalnym pracownikom na ponowne wybranie domu lub biura. Co ciekawe, ponad połowa z nich postanowiła pozostać w domu, co doprowadziło do niemal dwukrotnego wzrostu wydajności (do 22%). Podkreśla to zalety „indywidualnego wypróbowania modelu” i indywidualnego podejścia przy wdrażaniu nowoczesnych praktyk zarządzania, takich jak praca zdalna.

Żadna liczba eksperymentów nie może dowieść, że mam rację: jeden eksperyment może pokazać, że jej nie mam.

Albert Einstein

To mądre słowa największego fizyka w dziejach. Warto o nich pamiętać, bo nie wszystko złoto co się świeci i pracę zdalną należy rozpatrywać indywidualnie, ale o tym trochę później.

Jeżeli interesuje Cię szczegółowy raport z eksperymentu, to znajdziesz go tutaj.

Świat IT był już gotowy

Przypominam, że powyższy eksperyment był przeprowadzony w 2013 roku. I z powodzeniem udało się go zakończyć.

Od tamtej pory wszystko, co potrzebne do pracy zdalnej zmieniło się wyłączenie na lepsze. Internet – szybszy i bardziej niezawodny. Sprzęt – tańszy i mocniejszy. Infrastruktura firmowa – bardziej odporna pod względem bezpieczeństwa. Świadomość – większa. Programy wspomagające – w większej ilości, niezawodne i tańsze.

Świat IT był już gotowy na pracę zdalną

Śmiem twierdzić, że technicznie świat IT był gotowy już dawno temu. Również ten eksperyment nie był niczym pionierskim. Nasuwa się pytanie: na co czekaliśmy?

Mam na to trzy odpowiedzi. Pierwsza to niechęć lub lęk przed zmianami. Druga to wspomniany wcześniej brak zaufania. Trzeci uważam jednak za najważniejszy, bo posiada potencjał do wyeliminowania pierwszych dwóch. Chodzi o brak procesów.

Procesy to szansa na efektywną pracę zdalną

Wiele firm, z którymi współpracowałem, ulegało w mniejszym lub większym stopniu pokusie działania zgodnego z dewizą jedynego prawowitego władcy, króla nad królami, monarchy nieomylnego – króla Juliana.

Teraz prędkozanim dotrze do nas, że to bez sensu.

Król Julian

Jestem jak najdalej od stwierdzenia, że bez dokładnego rozpisania wszystkich aspektów projektu, nie można rozpocząć nad nim pracy. Niekończące się rysowanie diagramów UML i próba przewidzenia wszystkiego, co może pójść nie tak, jest doskonałą wymówką do nierobienia niczego.

Każdy programista musi mieć wypisane rylcem na dnie serca, że programowanie to bardziej myślenie niż klepanie w klawiaturę. Zasadę tę można przełożyć na wiele aspektów życia. Wszystko, co robimy, powinno zacząć się od przemyślenia, po co i jak (w przybliżeniu!) to chcemy zrobić. Czy uchroni nas to przed zmianami w czasie trwania projektu? Nie! Czy uchroni nas to przed całkowitą rewolucją w podejściu? Najprawdopodobniej tak!

A goal without a plan is just a wish.

Antoine de Saint-Exupéry

Warto zastanowić się wewnętrznie w firmie (bo nie ma jednego słusznego podejścia), jak praca zdalna może wyglądać:

  • ile, kiedy i jakich spotkań potrzeba, aby każdy „był na tej samej stronie” (be on the same page),
  • jak i czy możemy pracować asynchronicznie,
  • w jaki sposób będzie mierzona efektywność pracy,
  • ile dni zdalnej pracy w tygodniu czy miesiącu jest dla pracowników i firmy,
  • jakie zdanie na ten temat mają pracownicy.

Cokolwiek ustalimy, będzie ulegało dostosowaniom. To naturalne w przypadku wszystkich procesów w firmie. Jeżeli uda się wypracować zasady, które jednoznacznie definiują sposób pracy i kryteria oceny efektywności, to mamy szansę zrobić sobie duży prezent.

Praca zdalna opłaca się zarówno pracodawcom, jak i pracownikom

Fakt, że praca zdalna może opłacać się pracodawcom, został udowodniony w eksperymencie, a więc tę kwestię pominiemy. Być może nie jest to dla Ciebie oczywiste na pierwszy rzut oka, ale praca zdalna może być równie opłacalna dla pracownika!

Doba ma 24 godziny. Powinniśmy spać około 8 godzin. Tak jest po prostu zdrowo, o czym być może kiedyś napiszę 🙂

Większość z nas spędza kolejne 8 godzin w pracy. Teraz wykonam kilka skomplikowanych działań w pamięci… i okazuje się, że zostaje nam 8 godzin na inne sprawy. Ale czy, aby na pewno?

Codziennie mamy 24 godziny – warto je spożytkować „mądrze”

W większym mieście dojazd do pracy zajmuje przynajmniej 30 minut (często jest to 60 minut lub więcej). Dodatkowo dochodzi czas na poranne „wystrojenie się” i przygotowanie. U części naszych kolegów i koleżanek obowiązkowym przystankiem jest również ulubiona kawiarnia. Średnio doliczam lekką ręką dodatkowe 3 godziny.

Dorzućmy do równania jeszcze jedzenie i wieczorną toaletę i przy pomyślnych wiatrach mamy 4 godziny na całą resztę życia, a więc hobby, obowiązki domowe, lenistwo, rozwój, Netflix, sport, spotkania ze znajomymi i własne projekty. To dosyć mało.

Nie sugeruję, że pracując zdalnie, nie musimy się rano myć. Stanowczo tego nie sugeruję! W przypadku pracy zdalnej oszczędzimy jednak spokojnie 1-2 godziny związane z dojazdem i porannymi przygotowaniami do pracy. To zwiększenie czasu na „resztę życia” aż o 50%!

2 godziny w każdy pracujący dzień to 10 godzin tygodniowo. Nawet odliczając od dni pracujących urlop, mówimy o ponad 450 godzinach rocznie, a więc… (znowu szybka matematyka) prawie 19 dni.

I co z tymi „wolnymi” dniami zrobić?

Nie od dzisiaj wiadomo, że ludzie muszą spełniać się na więcej niż jednym polu, aby być zadowolonym z życia. Nie ma znaczenie, co zrobisz z uwolnionym czasem. Ważne jest to, że będziesz dzięki temu bardziej wypoczęty lub bardziej zadowolony z postępów w projekcie dodatkowym lub w końcu nauczysz się grać na kontrabasie. Nie to jest tutaj istotne!

Nie ma droższej rzeczy niż czas! Samo to powinno być argumentem ostatecznym. Można jednak śmiało dodać do tego większą produktywność pracowników zadowolonych z życia i wypoczętych.

Można mieć na razie wrażenie, że nie ma w przejściu na pracę zdalną żadnych minusów. Ale tak różowo nie jest…

Nie wszystko złoto co się świeci

Do minusów można z pewnością zaliczyć fakt, że nie każdy ma w domu odpowiednie warunki do pracy zdalnej. Być może wychowuje w niewielkim mieszkaniu dzieci, które nie chodzą do żłobka czy przedszkola. Albo może mieszka z rodzicami lub jeszcze nie opuścił akademika. A może nie ma dwóch monitorów i praca na 15 calowym laptopie to droga przez mękę.

Jest też sprawa rozdzielenia życia prywatnego od pracy. Jest to sprawa indywidualna, ale bywa to psychologicznie dosyć istotne, aby te dwa ważne życiowe aspekty były od siebie rozdzielone „grubą, czerwoną linią”.

Nie można oczywiście zapomnieć o tym, że człowiek to zwierzę społeczne. W najpopularniejszej piramidzie potrzeb, a więc piramidzie Maslowa, potrzeby przynależności znajdują się zaraz za podstawowymi potrzebami fizjologicznymi i bezpieczeństwa.

Nie jest łatwo znaleźć substytut bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem

Być może to właśnie potrzeba rozmowy z druga osobą i wymienienia uwag w kontakcie 1:1 jest powodem, dla którego pomimo możliwości technologicznych nikt nie myślał o zmianach w podejściu do pracy na poziomie globalnym.

Bez względu na to co było pierwotnym powodem, uważam, że przed nami zmiany.

Czeka nas ewolucja w podejściu do pracy

Moim zdaniem, ten przymusowy eksperyment dotyczącym pracy zdalnej, w którym uczestniczy większość z nas (w świecie IT) pokazuje pracodawcom coś, czego nie potrafiły im uzmysłowić przez ten cały czas wszystkie badania na ten temat.

Praca zdalna jest możliwa (technicznie i procesowo). Jest tańsza. W większości przypadków nie powoduje spadku efektywności.

Przewiduję dwie rzeczy po powrocie do „stanu normalności”:

  • Pracownicy będą częściej i chętniej negocjowali pracę zdalną,
  • Pracodawcy będą planowali swoje biura pod kątem desk-sharing.

Jeżeli dla kogoś jest to nowe stwierdzenie, to śpieszę z wyjaśnieniem. Desk-sharing to koncepcja, w której pracownik nie ma swojego stałego miejsca pracy (biurka), ale korzysta z tego, które obecnie jest wolne. Nie jest to nowa koncepcja i jest już wykorzystywana w niektórych firmach. Nie ma podłoża wyłączenie ekonomicznego. Często w takich biurach projektowane są miejsca pracy w zależności od tego, jakiego to typu praca. Są miejsca do rozmów telefonicznych, do pracy kreatywnej czy do rozmów swobodnych. Moim zdaniem, takie podejście połączone z pracą zdalną to przyszłość.

Już teraz coraz chętniej dzielimy samochody, hulajnogi czy swoje kanapy (couch-surfing). Przyszła pora na biurka!

Myślę, że największy przyrost zostanie odnotowany w zmianie pracy na częściowo zdalną. Jest wiele argumentów za tym, aby pracownicy spotykali się raz na jakiś czas w biurze.

Praca w pełni zdalna odnotuje wzrost, jednak nie będzie to duże zjawisko.

Podsumowanie

Wzrost popularności pracy zdalnej to nie jest kwestia pytania „czy”, ale „kiedy”. Tak jak eksperyment z 2003 roku, tak i obecny globalny eksperyment w sposób jednoznacznie pokazuje, że „da się” i że wciąż jest efektywnie. Praca częściowo zdalna wydaje się trendem, który będzie trudno zatrzymać, ponieważ chcą tego jednakowo pracownicy oraz pracodawcy. Dodatkowo wydaje się, że długoterminowe korzyści również będą pozytywne (tego jeszcze nie wiemy, ale są przesłanki, aby tak podejrzewać).

W wielu firmach praca zdalna była tematem tabu. Te czasy już na szczęście minęły! Czeka nas zmiana. Moim zdaniem na lepsze!

Tak jak wspomniałem, nie czeka nas rewolucja, a raczej ewolucja. Każdy zdążył już zatęsknić za biurem. Po jakimś czasie przypomnimy sobie o zaletach płynących z pracy zdalnej i część z nas (przewiduję, że duża część) będzie sukcesywnie przyjmować nowy sposób pracy.

Należy oczywiście pamiętać, że praca zdalna nie jest dla każdego (z różnych powodów). Warto, aby każdy mógł podjąć decyzje o sposobie swojej pracy indywidualnie z możliwością „przetestowania” wariantów.

W następnym artykule napiszę jak zorganizować swoją przestrzeń i jak zaplanować dzień, aby praca zdalna była efektywna. Nawet gdy warunki nie są dobre!

Zawsze jestem ciekawy Twojego zdania na tematy, o których piszę. Tym razem, jednak jest to dla mnie wyjątkowo interesujące! Zabawiłem się we „wróż-Czarka” i jestem ciekawy, jakie Ty wnioski wyciągasz z obecnej sytuacji w kwestii pracy zdalnej.

Napisz coś w komentarzu lub skorzystaj z formularza kontaktowego. Z dużą chęcią podyskutuję na ten temat!